Procédure d’achat de matériel informatique

Avant propos

Tout matériel acheté sur un crédit géré par l'institut est la propriété de l'état, merci donc de nous rapporter TOUS vos anciens matériels pour que nous puissions soit les réattribuer soit les recycler.

Merci de ne pas modifier le nom de votre machine (hostname) car il nous permet de remplir correctement notre mission d'inventaire.

Commander sur votre budget de recherche

Si vous disposez de votre propre budget de recherche (ANR, etc...), vous pouvez demander à commander le matériel que vous souhaitez selon vos moyens.

Pour passer commande merci de contacter la cellule informatique à cette adresse mail en précisant:

• La tutelle UPS ou CNRS sur laquelle les budgets seront pris
• Le type de matériel souhaité
• Le budget maximum HT
• Le nom du gestionnaire qui gère le contrat
• Les prénoms et noms de la personne qui achète (acheteur)
• Les prénoms et noms de la personne qui utilise le matériel (destinataire)

Merci de faire une demande par matériel et par fournisseur.

Nous ferons alors les demandes de devis.

Les achats sont soumis à l’accord cadre MATINFO5 :

• marché des portables : HP
• marché des ordinateurs de calcul fixe et portable : Dell
• marché Apple : Econocom

À noter : pour l’achat d’un poste informatique, quel que soit l’usage, une garantie de 7 ans est systématiquement exigée.

Le marché UPS pour le petit matériel est partagé entre Bechtle et MMI Informatique.

Pour chaque demande de devis, nous créons systématiquement un suivi de commande, c’est pourquoi il est primordial de passer par la cellule informatique quelque soit le matériel souhaité.

Et si je n'ai pas de budget ?

Si vous ne possédez pas votre propre budget, l'institut vous fournira un ordinateur portable choisi par nos soins.
Il sera équipé d'une distribution GNU/Linux (Ubuntu 24) ainsi que d'un certain nombre de logiciels préinstallés.
L'ordinateur vous est remis avec une sacoche et son chargeur électrique.

Pour passer commande merci d'écrire un mail à la cellule informatique avec comme sujet: Demande de matériel informatique - <Votre nom>.

Une procédure sera lancée de notre côté et vous recevrez un mail avec un lien vers un formulaire web où vous devrez répondre à quelques questions, nous vous informerons du reste de la marche à suivre par mail.

À noter : Vous pouvez demander le remplacement d'un matériel informatique une fois sa garantie terminée (5 ou 7 ans suivant les modèles).

Gestion de l'inventaire

La cellule informatique a la charge de la gestion de l’inventaire IMT sur les matériels informatiques.
Pour remplir notre mission il faut que nous sachions notamment quel est l’usager actuel d’une machine attribuée par l’IMT (quelque soit le budget utilisé : CNRS ou UPS).

Voici les informations dont nous avons besoin :

• Usager actuel
• Emplacement du matériel

Si la machine qui vous est attribuée est transmise à un autre membre de l’IMT il faut impérativement nous prévenir avec les informations citées plus haut.