Prise en main des solutions audiovisuelles de la salle Katherine Johnson

Salle de réunion Katherine Johnson premier étage du bâtiment 1R3 (Capacité ~ 28 personnes).

Matériels disponibles

Un boitier de contrôle du système audiovisuel
Un baie audiovisuelle
Une multiprise d'alimentation sur la baie audiovisuelle
Un ordinateur fixe avec Ubuntu 20, firefox et Zoom
Écran, clavier, souris pour l'ordinateur fixe
Un vidéoprojecteur
Un écran de projection avec une petit télécommande blanche
Deux caméras. L'une filme la salle, l'autre filme le tableau
Une télécommande pour les caméras
Six enceintes
Une borne wifi
Un meuble visio contenant les micros et l'ordinateur
Quinze micros réunion
Une baie de charge de batterie des micros réunion
Un micro madona (main libre)
Un micro à tenir à la main
Quatre tableaux à craie répartis sur les murs
Trente-cinq chaises
Neuf tables
Lumière, deux climatiseurs, 3 radiateurs

Préparation

Bien vérifier que le système est sous tension (multiprise surplombant la baie)
Allumez le système vidéo et son à l'aide du boîtier de contrôle blanc. Appuyez UNE fois sur ON et attendez 15 secondes.
Choisissez ensuite quel ordinateur utiliser (celui de la salle ou votre ordinateur personnel).
Appuyez ensuite sur la touche PC pour utiliser l'ordinateur de la salle ou HDMI pour votre ordinateur personnel. Des LED rouges sur le boîtier devraient vous indiquer ce qui est maintenant sélectionné.
Pour le PC fixe La passphrase et le mot de passe de l'ordinateur sont étiquetés dessus.
Si vous utilisez votre ordinateur personnel, branchez les 3 câbles présents autour le bureau.
- Sortie audio et sortie vidéo : câble HDMI
- Entrées audio et vidéo de la caméra : câble USB-A
- Internet : câble Ethernet (vert)
Le vidéo projecteur se comporte comme un deuxième écran, servez-vous de vos réglages système pour choisir quoi diffuser. À l'aide de la petit télécommande blanche vous pouvez faire descendre l'écran de projection, pour l'image du vidéoprojecteur.
À cette étape, vous pouvez faire une présentation avec des documents projetés. Si vous voulez utiliser le son de la salle (pour une vidéo par exemple), configurez dans vos préférences système la sortie audio et choisissez les enceintes de la salle dans la liste des périphériques.
Si vous voulez utiliser les micros de la salle, choisissez un micro à utiliser pour tester :
- Micro main : Allumez-le en appuyant 2 secondes sur le petit bouton rouge sous le micro (attendez que l'écran s'allume).
- Une fonction micro muet est disponible en appuyant sur le bouton situé à la base du micro.
- Micro Madonna : Ouvrez-le en effectuant une LÉGÈRE pression sur chaque côté et appuyez 2 secondes sur le bouton ON/OFF.
- Une fonction micro muet est disponible sur le dessus du micro avec un petit bouton coulissant.
Si vous souhaitez utiliser la visio, choisissez votre logiciel de vidéoconférence préféré (Zoom, BBB, ...) et démarrez-le.
Paramétrez votre logiciel de visio, choisissez les entrées/sorties audio correspondantes pour les micros et enceintes et la caméra. Le nommage des périphériques dépend du système, on peut parfois retrouver HDMI / Extron dans le nom du périphérique.
Il est possible de contrôler l'orientation et le zoom des caméras, à l'aide d'une télécommande. Pour ce faire sélectionnez au préalable la caméra que vous souhaitez contrôler en utilisant les trois boutons situés en haut de la télécommande (pensez à bien viser la caméra en le faisant).
Vous pouvez ensuite régler le zoom et l'orientation de la caméra.
Il est également possible d'utiliser des orientations/zooms prédéfinis, pour ce faire appuyer sur le bouton P et sélectionner un numéro (1,2,3).

Finir et ranger correctement le matériel

Éteignez le système de son et vidéo en appuyant sur le bouton OFF du boîtier de contrôle.
Éteignez les micros, reposez-les sur leur support avec DÉLICATESSE, une LED rouge devrait indiquer qu'ils se mettent en charge.
Fermez à clé le meuble visio une fois les micros rangés.
Débranchez proprement les câbles de votre ordinateur portable si vous les avez utilisés.
Rangez tout autre matériel utilisé (craie, tableau etc.).